• Collega's toevoegen aan Heartsome

  Leer hoe je één collega stap voor stap toevoegt, meerdere collega's importeert via spreadsheet, of je bestanden opstuurt zodat Heartwork het voor je doet.Populair

• Een nieuwe collega onboarden

  Leer hoe je als HR-beheerder een checklist gebruikt voor alles wat je rond de start van een nieuwe collega moet regelen: het e-mailaccount, de laptop, de eerste werkdag en de check-in na een maand. Zo voelen de eerste weken voor je nieuwe collega georganiseerd in plaats van geïmproviseerd. Een onboarding starten Je start de onboarding als je een nieuwe collega toevoegt: Ga naar Personen en klik op Personen toevoegen → Eén collega toevoegen. Doorloop de stappen. Zie [Collega's toevoegWeinig lezers

• Collega's importeren via een spreadsheet

  Leer hoe je als HR-beheerder in één keer al je collega's in Heartsome zet met een Excel- of CSV-bestand. Handig als je met meer dan een paar mensen begint, of als je overstapt van een ander systeem. Waar vind je het? Ga naar Personen in het linkermenu. Klik rechtsboven op Personen toevoegen. Kies Importeren via spreadsheet. Eén collega tegelijk toevoegen gaat via Eén collega toevoegen. Dat lees je in [Collega's toevoegen aan Heartsome](https://help.heartsome.co/nl/article/collegaWeinig lezers

• Uitnodigen, opschorten en verwijderen

  Leer hoe je als HR-beheerder bepaalt wie toegang heeft tot Heartsome: collega's uitnodigen, tijdelijk de toegang afnemen en iemand definitief verwijderen. Je doet dit allemaal via Personen in het linkermenu. Klik op de drie puntjes naast een collega. Welke opties je ziet, hangt af van de status van die collega. Gaat een collega uit dienst? Dan gebruik je Vertrek vastleggen. Zie Als een collega uit dienst gaat.Weinig lezers

• Het profiel van een medewerker beheren

  Leer hoe je als HR-admin of Manager het profiel van een medewerker bekijkt, bewerkt en beheert.Populair

• Team, manager en werkplek instellen

  Leer hoe je als HR-beheerder of Manager vastlegt in welk team een collega zit, aan wie de collega rapporteert en waar de collega op welke dag werkt. Waar vind je het? Ga naar Personen → [naam] → Dienstverband. Klik op Bewerken naast Algemeen. Het venster Werkdetails gaat open. Wat stel je in? Wat [naam] doet: een korte, informele omschrijving van het werk, bijvoorbeeld "Houdt het kantoor draaiende, regelt de salarisadministratie en is het aanspreekpunt voor verlofvragen"Weinig lezers

• Contracten vastleggen en wijzigen

  Leer hoe je als HR-beheerder een contract vastlegt, wanneer je een nieuw contract maakt en wanneer je een bestaand contract bewerkt. In het contract staan de afspraken met een medewerker: functie, uren, werkdagen en salaris. Heartsome gebruikt het contract ook om het verlof te berekenen. Een goed ingevuld contract zorgt dus ook voor een kloppend verlofsaldo. Waar vind je de contracten? Ga naar Personen, klik op de medewerker en open het tabblad Dienstverband. Onderaan zie je bij ContracteWeinig lezers

• Documenten van een medewerker beheren

  Leer hoe je als HR-beheerder documenten van een collega bewaart, bijvoorbeeld een kopie van het identiteitsbewijs, een VOG of een diploma. Je ziet ook wanneer een document bijna verloopt. Waar vind je het? Ga naar Personen → [naam] → Documenten. Wat zie je? Contractdocumenten: bestanden die bij een contract horen, zoals de getekende arbeidsovereenkomst. JeWeinig lezers

• Bedrijfsmiddelen uitgeven en innemen

  Leer hoe je als HR-beheerder bijhoudt welke spullen van het bedrijf een collega in bruikleen heeft, zoals een laptop, telefoon, pasje of sleutel, en hoe je vastlegt dat iets is teruggegeven. Waar vind je het? Ga naar Personen → [naam] → Bedrijfsmiddelen. Hoe geef je een bedrijfsmiddel uit? Ga naar Personen → [naam] → Bedrijfsmiddelen. Klik op Bedrijfsmiddel toevoegen. Vul de Naam in, bijvoorbeeld "MacBook Pro 16 inch". Vul eventueel het Serienummer in. Zo weet je laterWeinig lezers

• Als een collega uit dienst gaat

  Leer hoe je als HR-beheerder het vertrek van een collega vastlegt. Heartsome regelt daarna een groot deel zelf: de einddatum op het contract, het einde van de toegang en een checklist voor de rest. Waar vind je het? Je kunt op twee plekken beginnen: Personen → [naam] → Dienstverband → Vertrek vastleggen (bij Contracten). In de lijst Personen: de drie puntjes naast de collega → Vertrek vastleggen. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/a/ceca9f66ada67800/23-als-Weinig lezers

• De vertrekchecklist afwerken

  Leer hoe je als HR-beheerder de checklist afwerkt die Heartsome maakt zodra je een vertrek vastlegt. Zo vergeet je niets: geen laptop, geen verlof dat nog uitbetaald moet worden, geen team zonder manager. Waar vind je het? Ga naar Personen → [naam] → Dienstverband. De checklist staat op de kaart bovenaan. Je komt er ook via het actiepunt "Rond het vertrek van [naam] af" op je Pulse. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/c/e/c/a/ceca9f66ada67800/24-vertrekchecklist1-cheWeinig lezers

• Verlof verrekenen bij vertrek

  Leer hoe je als HR-beheerder het verlof van een vertrekkende collega verrekent. Heartsome rekent uit hoeveel er op de laatste werkdag over is, zodat je dat kunt doorgeven voor het laatste salaris. Waarom is dit belangrijk? In Nederland moet verlof dat iemand nog over heeft bij vertrek in principe worden uitbetaald met het laatste salaris. Heartsome doet zelf de salarisadministratie niet. Het geeft je wel het juiste aantal, zodat je het kunt doorgeven. Waar vind je het? Op de vertrekcWeinig lezers

• Een exit-enquête sturen

  Leer hoe je als HR-beheerder een vertrekkende collega een korte exit-enquête stuurt. Door te vragen waarom mensen vertrekken, ontdek je wat goed gaat en wat beter kan. Waar vind je het? Op de vertrekchecklist staat het punt "Stuur [naam] de exit-enquête", met de knop Enquête voorbereiden. Zie De vertrekchecklist afwerken. Zo stuur je hem Klik op Enquête voorbereiden. Je ziet een ingevulde enquête: *Weinig lezers

• Een oud-collega opnieuw in dienst nemen

  Leer hoe je als HR-beheerder iemand die eerder bij je bedrijf werkte opnieuw in dienst neemt. Je maakt geen nieuwe medewerker aan, maar geeft de oud-collega een nieuw contract. Zo blijven de geschiedenis, documenten en reviews bij elkaar. Zo doe je het Ga naar Personen en klik op Personen toevoegen → Eén collega toevoegen. Vul het werk-e-mailadres in dat de collega vroeger had. Heartsome herkent het adres en toont "[naam] heeft hier gewerkt tot [datum]." Klik op [naam] opnieWeinig lezers