Een nieuwe collega onboarden

Leer hoe je als HR-beheerder een checklist gebruikt voor alles wat je rond de start van een nieuwe collega moet regelen: het e-mailaccount, de laptop, de eerste werkdag en de check-in na een maand. Zo voelen de eerste weken voor je nieuwe collega georganiseerd in plaats van geïmproviseerd.

Een onboarding starten

Je start de onboarding als je een nieuwe collega toevoegt:

1. Ga naar Personen en klik op Personen toevoegen → Eén collega toevoegen.
2. Doorloop de stappen. Zie Collega's toevoegen aan Heartsome.
3. In de laatste stap staat Maak een onboarding-checklist. Laat dit aangevinkt.
4. Klik op Collega toevoegen.

Het vinkje staat standaard aan als de startdatum vandaag of later is, en uit als de startdatum in het verleden ligt. Je kunt het zelf aan- of uitzetten. Voer je een collega in die al jaren bij je werkt? Zet het dan uit. Begon iemand vorige week en voer je die nu pas in? Zet het dan aan als er nog dingen geregeld moeten worden.

Neem je iemand aan via een vacature in Heartsome? Dan kom je in dezelfde stappen terecht, en staat het vinkje meestal al aan.

Waar vind je de checklist?

Ga naar Personen → [naam] → Dienstverband. Bovenaan staat de kaart Onboarding, met bijvoorbeeld "2 van 6 gedaan". Je komt er ook via het actiepunt "Rond de onboarding van [naam] af" op je Pulse.

Op de checklist staan de stappen van je bedrijf, zoals:

• E-mailaccount aanmaken
• Toevoegen aan de chat
• Toegang geven tot de wachtwoordmanager
• Laptop klaarzetten en vastleggen bij Bedrijfsmiddelen
• Eerste werkdag plannen
• Check-in na de eerste maand inplannen

Welke stappen standaard op de checklist komen, stel je in bij Bedrijfsinstellingen → Onboarding. Zie Onboardingstappen instellen.

De checklist afwerken

• Afvinken: klik op het vakje voor de stap. Per ongeluk afgevinkt? Klik nog een keer.
• Een stap alleen voor deze collega: typ hem onder de lijst bij "Voeg een stap toe, alleen voor deze checklist" en klik op Toevoegen. Bijvoorbeeld "Voorstellen aan de leverancier".
• Een stap die niet geldt: verwijder hem met Deze stap verwijderen. Krijgt de collega bijvoorbeeld geen laptop, dan haal je die stap weg. Dat verandert niets aan de lijst van je bedrijf.

Als alles is afgevinkt

Zodra alle stappen zijn afgevinkt, wordt de kaart één regel: "Onboarding afgerond op [datum]". Met Toon de checklist zie je de lijst nog. Vink je daar iets uit of voeg je een stap toe, dan staat de onboarding weer open. Een maand na het laatste vinkje verdwijnt de regel.

Onboarding per ongeluk gestart? Verwijder dan alle stappen. De kaart verdwijnt meteen.

Pulse

Op je Pulse staat per onboarding met open stappen het actiepunt "Rond de onboarding van [naam] af", met het aantal open punten en de startdatum. Je ziet er maximaal vijf: eerst wie nog moet beginnen, met de vroegste startdatum bovenaan, en daarna wie al is begonnen.
Een onboarding blijft op Pulse staan tot alles is afgevinkt, hoe lang dat ook duurt. Sommige stappen, zoals de check-in na een maand, staan bewust een tijd open.

Als de collega toch vertrekt

Leg je het vertrek vast terwijl de onboarding nog openstaat? Dan verdwijnt de onboarding van Pulse, en wordt de kaart "Onboarding gestopt: [naam] gaat uit dienst". Na de laatste werkdag verdwijnt de kaart. Annuleer je het vertrek, dan staat de onboarding weer open. Zie Als een collega uit dienst gaat.

Goed om te weten

• Geen onboarding bij een import of herintreding. Collega's die je via een spreadsheet importeert of opnieuw in dienst neemt, krijgen geen onboarding. Een import gaat meestal over mensen die er al lang werken.
• Andere startdatum? De onboarding gebruikt de startdatum van het contract. Verschuif je die, dan verschuift de onboarding mee.
• Geen vinkje in de laatste stap? Dan heeft je bedrijf alle onboardingstappen verwijderd. Voeg er een toe bij Bedrijfsinstellingen → Onboarding.

Wie ziet wat?

• HR-beheerder en accounteigenaar: zien en werken de checklist af.
• Manager: ziet de onboarding van een teamlid niet.
• De nieuwe collega: ziet de eigen onboarding niet. Is de nieuwe collega zelf HR-beheerder, dan ziet die de eigen checklist wel, via Personen.

Bijgewerkt op: 21/10/2026