Team, manager en werkplek instellen

Leer hoe je als HR-beheerder of Manager vastlegt in welk team een collega zit, aan wie de collega rapporteert en waar de collega op welke dag werkt.

Waar vind je het?

1. Ga naar Personen → [naam] → Dienstverband.
2. Klik op Bewerken naast Algemeen.

Het venster Werkdetails gaat open.

Wat stel je in?

Wat [naam] doet: een korte, informele omschrijving van het werk, bijvoorbeeld "Houdt het kantoor draaiende, regelt de salarisadministratie en is het aanspreekpunt voor verlofvragen". Collega's zien dit op het profiel. De collega kan deze tekst ook zelf aanpassen.
Team(s): kies een of meer teams. Een collega kan in meerdere teams zitten.
Rapporteert aan: kies de manager van de collega. Iedereen heeft maximaal één manager. Typ een naam om te zoeken. Met het kruisje maak je het veld leeg.
Werkdagen: kies per werkdag een locatie, bijvoorbeeld het kantoor in Utrecht op maandag en thuis op vrijdag.

Zo doe je het

1. Ga naar Personen → [naam] → Dienstverband.
2. Klik op Bewerken naast Algemeen.
3. Pas de velden aan die je wilt wijzigen.
4. Klik op Opslaan.

Wat gebeurt er als je een manager kiest?

Wie minstens één direct teamlid heeft, is in Heartsome automatisch Manager. Daar hoef je geen rol voor te geven. Een Manager:

• ziet het profiel van zijn of haar directe teamleden, maar geen gevoelige gegevens, geen salaris en geen documenten;
• kan verlof en verzuim van die teamleden beheren;
• kan contracten en bedrijfsmiddelen van die teamleden alleen bekijken.

Kies je een andere manager, dan gaan die rechten direct over naar de nieuwe manager. Meer hierover lees je in Rollen en rechten.

Gaat een Manager uit dienst? Dan hoef je de directe medewerkers niet één voor één om te zetten. Op de vertrekchecklist staat "[aantal] directe medewerkers hebben een nieuwe manager nodig". Met Opnieuw toewijzen kies je in één keer een nieuwe manager. Zie De vertrekchecklist afwerken.

Op het tabblad Dienstverband zie je onder Algemeen ook Rapporteert aan [naam]: de collega's die aan deze persoon rapporteren. Het hele overzicht van wie aan wie rapporteert, staat in het Organigram.

Teams en locaties aanmaken

In Werkdetails kun je alleen teams en locaties kiezen die al bestaan.

• Teams maak je aan in Bedrijfsinstellingen → Teams. Zie Teams aanpassen.
• Locaties maak je aan in Bedrijfsinstellingen → Locaties:
• 1. Klik op Locatie toevoegen.
  2. Vul de Locatienaam in en eventueel de Plaats.
  3. Werkt iemand niet op kantoor maar bijvoorbeeld thuis? Vink dan Dit is een externe locatie aan.
  4. Klik op Toevoegen.

Goed om te weten

• Welke dagen iemand werkt, staat in het contract. In Werkdetails kies je alleen waar de collega op die dagen werkt. Wil je de werkdagen zelf wijzigen, maak dan een nieuw contract aan. Zie Contracten vastleggen en wijzigen. Zie je de melding "Er zijn nog geen werkdagen ingesteld"? Dan staan er in het contract nog geen werkdagen.
• Begint er binnenkort een contract met extra werkdagen? Dan kun je voor die dagen alvast een locatie kiezen.
• Elke wijziging in team, manager of werkplek komt in het Wijzigingslogboek, met wie het heeft aangepast en wanneer.
• Zet je veel mensen tegelijk in Heartsome? Team en manager kun je ook meteen meegeven in een import. Zie Collega's importeren via een spreadsheet.

Wie mag wat?

• HR-beheerder en accounteigenaar: kunnen Werkdetails van iedereen aanpassen.
• Manager: kan Werkdetails van zijn of haar directe teamleden aanpassen, dus ook hun team, manager en werkplek.
• Teams en locaties aanmaken: HR-beheerders en Recruitment-beheerders.

Bijgewerkt op: 21/10/2026