Q: Verzuim beheren

<p>Het verzuimoverzicht van een medewerker vind je via <strong>Personen → [naam medewerker] → Verzuim</strong>. Hier zie je de huidige status, eventuele vereiste acties bij langdurig verzuim en de volledige verzuimgeschiedenis.</p> <h4 id="huidigestatus">Huidige status</h4> <p>Als een medewerker ziek gemeld is, zie je hier hoe lang het verzuim al loopt en sinds welke datum. Zolang er een actieve ziekmelding is, kun je de status bijwerken via <strong>Status bijwerken</strong>. Via de drie puntjes naast de ziekmelding kun je de melding annuleren als die per ongeluk is aangemaakt.</p> <p>Is de medewerker niet ziek gemeld, zie je de melding "Niet momenteel afwezig" en kun je via <strong>Verzuim melden</strong> een nieuwe ziekmelding registreren.</p> <h4 id="statusbijwerken">Status bijwerken</h4> <p>Via <strong>Status bijwerken</strong> kun je als HR-admin of Manager de situatie van de medewerker bijhouden. Er zijn drie opties:</p> <ul> <li><strong>Gedeeltelijk hersteld</strong>: De medewerker is weer gedeeltelijk aan het werk. Je geeft een herstelpercentage op — bijvoorbeeld 50% betekent dat de medewerker de helft van de werktijd weer werkt. Heartsome sluit de huidige registratie af en maakt een nieuwe aan met het opgegeven percentage.</li> <li><strong>Volledig hersteld</strong>: De medewerker is volledig terug. Het verzuim wordt afgesloten op de datum die je opgeeft. De case wordt gesloten en verschijnt voortaan in de verzuimgeschiedenis.</li> <li><strong>Verergerd</strong>: De medewerker was gedeeltelijk hersteld maar is weer volledig uitgevallen. Heartsome sluit de gedeeltelijke herstelregistratie af en registreert een nieuwe volledige ziekmelding.</li> </ul> <h4 id="te">Te</h4>

Question 1

Je Pulse verkennen

Accepted Answer

Wat is Pulse?

Pulse is het eerste wat je ziet als je inlogt op Heartwork. Het is jouw persoonlijk overzicht: in één oogopslag zie je wat er binnenkort aankomt, wat er van je verwacht wordt en wat er speelt bij je collega's.

Wat zie je op Pulse?

Binnenkort voor jou: Hier zie je je eerstvolgende geplande verlof. Klik op het item om de details te bekijken of de aanvraag te openen
Je actiepunten: Hier verschijnen zaken die jouw aandacht vragen — zoals een verlofaanvraag van een collega die je moet beoordelen. Klik op een actiepunt om er direct naartoe te gaan
Felicitaties: Heartwork laat je weten wanneer een collega jarig is, zodat je diegene kunt feliciteren
Wie is er weg: Een beknopt overzicht van collega's die vandaag afwezig zijn, inclusief de reden (vakantie, ziek gemeld). Klik op "Bekijk kalender" in het menu aan de linkerkant voor het volledige overzicht.

Wat kun je doen vanuit Pulse?

Rechtsboven in het scherm vind je twee knoppen die jou direct acties laten uitvoeren:

Verlof boeken: Start direct een verlofaanvraag
Ziek melden: Meld jezelf ziek zonder ergens anders naartoe te hoeven navigeren.

|| Let op: Enkel HR Admins kunnen ook verlof boeken en ziekte melden voor andere personen dan zichzelf.

Nieuw account? Dit zie je bij je eerste login

Als je net een account hebt aangemaakt, verschijnt er op Pulse een checklist "Aan de slag met Heartwork". Deze begeleidt je door de eerste inrichting van je account — van je bed

Question 2

Het profiel van een medewerker beheren

Accepted Answer

Als HR-admin of Manager kun je het profiel van een medewerker bekijken en bewerken via Personen in het linkermenu. Klik op een medewerker om hun profiel te openen.

Wat kun je bekijken en bewerken?

Profiel — Persoonlijke informatie, contactgegevens en salarisinformatie zijn zichtbaar voor zowel Manager als HR-admin. Klik op Bewerken rechtsboven om gegevens aan te passen. Dienstverband — Werkdagen, team, Manager, rapportagelijn en contractdetails. Zowel Manager als HR-admin kunnen de algemene informatie bewerken via Bewerken naast Algemeen. Contracten zijn voor een Manager alleen in te zien — aanpassen kan alleen een HR-admin. Documenten — persoonlijke documenten van de medewerker. Documenten kunnen zowel door de Manager als de HR-Admin worden geüpload via de knop Document uploaden. Bedrijfsmiddelen — Een overzicht van toegewezen bedrijfsmiddelen. Zichtbaar voor zowel Manager als HR-admin — aanpassen kan alleen een HR-admin. Verlof — Verlofsaldi en alle aanvragen van de medewerker. Als Manager kun je van hieruit direct verlof boeken voor de medewerker via Verlof boeken. Als HR-admin heb je via de Acties-knop uitgebreidere opties:

Policies instellen — koppel verlofbeleid aan de medewerker of wijzig bestaande koppelingen.
Toewijzing toevoegen — voeg een eenmalige verloftoewijzing toe met een geldigheidsperiode, bijvoorbeeld voor een specifiek verlofrecht.
Saldo aanpassen — pas het verlofsaldo handmatig aan met ee

Question 3

Notificaties beheren

Accepted Answer

Heartsome houdt je op de hoogte van alles wat voor jou relevant is — van goedgekeurde verlofaanvragen tot wijzigingen die een collega of HR-admin heeft doorgevoerd.

Waar vind je je notificaties?

Klik op Notificaties in het linkermenu. Je ziet een getal naast de menuitem als je ongelezen notificaties hebt.

Wat zie je?

Bovenaan de pagina kun je schakelen tussen twee tabbladen:

Alle — een volledig overzicht van al je notificaties, oud en nieuw.
Ongelezen — alleen de notificaties die je nog niet hebt gelezen. Het aantal ongelezen notificaties staat aangegeven met een rood getal. Elke notificatie toont wat er is gebeurd, om welk verlof het gaat en wanneer de notificatie is binnengekomen.

Wat kun je doen met een notificatie?

Bij elke notificatie staan twee icoontjes:

Vinkje — markeer de notificatie als gelezen.
Prullenbak — verwijder de notificatie definitief. Rechtsboven op de pagina vind je twee snelkoppelingen voor bulkacties:
Gelezen verwijderen — verwijdert alle notificaties die je al hebt gelezen in één klik.
Alles als gelezen markeren — markeert alle ongelezen notificaties tegelijk als gelezen.

Welke notificaties krijg je?

Je ontvangt notificaties bij gebeurtenissen zoals:

Je verlofaanvraag is goedgekeurd of geweigerd
Je verlof is geannuleerd, door jezelf of door een HR-admin
Een collega heeft verlof aangevraagd (als jij de beoordelaar bent)
Een collega wil een verlofaanvraag annuleren (als jij de beoor

Question 4

Collega's toevoegen en uitnodigen

Accepted Answer

Als HR-admin voeg je collega's toe via Personen in het linkermenu. Klik rechtsboven op Personen toevoegen om te kiezen hoe je wil beginnen.

Drie manieren om collega's toe te voegen

Eén collega toevoegen: Voeg iemand handmatig toe via een wizard van 5 stappen. Dit is de meest volledige manier om iemand in te richten.
Importeren via spreadsheet: Heb je meerdere collega's om toe te voegen? Download het importtemplate, vul het in en upload het terug. Je kunt hierin direct ook teams toewijzen.
Stuur ons je bestanden: Heb je al een personeelsoverzicht in een spreadsheet? Stuur het op en het Heartsome-team importeert iedereen voor je. Helemaal gratis!

Eén collega toevoegen: de 5 stappen

Stap 1 — Basis: Vul de voornaam, achternaam, het werk-e-mailadres, de functietitel en de startdatum in. Het e-mailadres wordt gebruikt om hun account aan te maken — ze loggen hiermee in op Heartsome. Klik op Volgende om door te gaan.
Stap 2 — Profiel (optioneel): Voeg persoonlijke gegevens toe zoals roepnaam, voornaamwoorden, geboortedatum, genderidentiteit, nationaliteit en een profielfoto. Je kunt deze stap overslaan en later aanvullen via het medewerkersprofiel.
Stap 3 — Contract (optioneel): Stel de functietitel, het niveau, het type dienstverband, het aantal werkuren per week, de startdatum en eventueel de einddatum van de proeftijd in. Wijs de collega ook toe aan een team en stel de rapportagelijn in. Je

Question 5

Teams aanpassen

Accepted Answer

Heartsome maakt bij het aanmaken van je account automatisch een aantal standaardteams aan, zoals Design, Engineering, Marketing en Sales. Deze kun je aanpassen zodat ze overeenkomen met de echte structuur van jouw bedrijf.

Je beheert je teams via Bedrijfsinstellingen → Teams.

Een team hernoemen of verwijderen

Klik op de drie puntjes naast een team om het te bewerken of te verwijderen. Verwijder teams die niet van toepassing zijn op jouw bedrijf, zodat je een overzicht overhoudt dat klopt.

Een nieuw team toevoegen

Staat jouw team er niet bij? Klik rechtsboven op Team toevoegen en geef het team een naam en een kleur.

Medewerkers aan een team koppelen

Je kan een medewerker aan een team koppelen op drie verschillende momenten:

Bij het uitnodigen van één persoon — je kunt direct een team kiezen tijdens het toevoegen.
Bij een bulkimport — in het importtemplate is er een kolom om een team toe te wijzen.
Achteraf — ga naar Personen, klik op een medewerker, open het tabblad Dienstverband en klik op Bewerken bij Algemeen. Daar kun je een team kiezen of wijzigen.

Question 6

Verzuim beheren

Accepted Answer

Het verzuimoverzicht van een medewerker vind je via Personen → [naam medewerker] → Verzuim. Hier zie je de huidige status, eventuele vereiste acties bij langdurig verzuim en de volledige verzuimgeschiedenis.

Huidige status

Als een medewerker ziek gemeld is, zie je hier hoe lang het verzuim al loopt en sinds welke datum. Zolang er een actieve ziekmelding is, kun je de status bijwerken via Status bijwerken. Via de drie puntjes naast de ziekmelding kun je de melding annuleren als die per ongeluk is aangemaakt.

Is de medewerker niet ziek gemeld, zie je de melding "Niet momenteel afwezig" en kun je via Verzuim melden een nieuwe ziekmelding registreren.

Status bijwerken

Via Status bijwerken kun je als HR-admin of Manager de situatie van de medewerker bijhouden. Er zijn drie opties:

Gedeeltelijk hersteld: De medewerker is weer gedeeltelijk aan het werk. Je geeft een herstelpercentage op — bijvoorbeeld 50% betekent dat de medewerker de helft van de werktijd weer werkt. Heartsome sluit de huidige registratie af en maakt een nieuwe aan met het opgegeven percentage.
Volledig hersteld: De medewerker is volledig terug. Het verzuim wordt afgesloten op de datum die je opgeeft. De case wordt gesloten en verschijnt voortaan in de verzuimgeschiedenis.
Verergerd: De medewerker was gedeeltelijk hersteld maar is weer volledig uitgevallen. Heartsome sluit de gedeeltelijke herstelregistratie af en registreert een nieuwe volledige ziekmelding.

Veelgestelde vragen

Bekijk alle categorieën