Een oud-collega opnieuw in dienst nemen

Leer hoe je als HR-beheerder iemand die eerder bij je bedrijf werkte opnieuw in dienst neemt. Je maakt geen nieuwe medewerker aan, maar geeft de oud-collega een nieuw contract. Zo blijven de geschiedenis, documenten en reviews bij elkaar.

Zo doe je het

1. Ga naar Personen en klik op Personen toevoegen → Eén collega toevoegen.
2. Vul het werk-e-mailadres in dat de collega vroeger had.
3. Heartsome herkent het adres en toont "[naam] heeft hier gewerkt tot [datum]."
4. Klik op [naam] opnieuw in dienst nemen.
5. Je komt op een nieuw contract, al ingevuld met de gegevens van het laatste contract. Pas aan wat er veranderd is, zoals de startdatum, de functie en het salaris, en sla het op.

Werkte de collega bij terugkomst ook via een vacature in Heartsome? Dan werkt het net zo: kies in de wizard het werk-e-mailadres van vroeger.

Het account weer openzetten

Het account van de oud-collega blijft opgeschort. Op Dienstverband zie je dan "Het account van [naam] is nog opgeschort, dus [naam] kan niet inloggen op Heartsome." Moet de collega weer kunnen inloggen? Ga naar Personen, klik op de drie puntjes naast de collega en kies Heractiveren.

Beheerdersrollen die de collega vroeger had, komen niet terug. Geef ze opnieuw als dat nodig is.

Team en manager staan nog zoals ze waren. Pas ze aan als dat nodig is, zie Team, manager en werkplek instellen.

Een oud-collega die je opnieuw in dienst neemt, krijgt geen onboarding-checklist. Moet er toch iets worden geregeld, zoals een nieuwe laptop, leg dat dan vast bij Bedrijfsmiddelen.

Terugkomst of verlenging?

Het maakt uit of er een dag tussen zit:

• De collega was echt weg, bijvoorbeeld van 31 maart tot 1 september. Dan blijft het vertrek bewaard in de geschiedenis en neem je de collega opnieuw in dienst zoals hierboven.
• Het contract wordt verlengd en sluit direct aan op de laatste werkdag, bijvoorbeeld een nieuw contract vanaf 1 juli bij een laatste werkdag op 30 juni. Dan is de collega nooit weggegaan. Is het vertrek nog open, annuleer het dan eerst met Vertrek annuleren. Is het al afgesloten, voeg dan het contract toe op Dienstverband. Heartsome vraagt "Vertrek van [naam] terugdraaien?" en draait het vertrek terug als je opslaat. Het account gaat dan weer open, zonder beheerdersrollen.

Een verlenging die op een maandag begint na een laatste werkdag op vrijdag, telt als terugkomst, niet als verlenging.

Wie mag dit?

HR-beheerders en de accounteigenaar.

Bijgewerkt op: 21/10/2026