Verlof verrekenen bij vertrek

Leer hoe je als HR-beheerder het verlof van een vertrekkende collega verrekent. Heartsome rekent uit hoeveel er op de laatste werkdag over is, zodat je dat kunt doorgeven voor het laatste salaris.

Waarom is dit belangrijk?

In Nederland moet verlof dat iemand nog over heeft bij vertrek in principe worden uitbetaald met het laatste salaris. Heartsome doet zelf de salarisadministratie niet. Het geeft je wel het juiste aantal, zodat je het kunt doorgeven.

Waar vind je het?

Op de vertrekchecklist: Personen → [naam] → Dienstverband. Het verlofpunt staat bovenaan, direct na de accounteigenaar.

Wat zie je?

Heartsome telt het verlof tot en met de laatste werkdag, met al geboekt verlof meegerekend. Afhankelijk van de situatie zie je:

• "Nog te verrekenen verlof: 3 dagen (24 uur) op [datum]": de collega heeft nog verlof over. Geef dit door aan wie jullie salarisadministratie doet.
• "2 dagen (16 uur) meer verlof opgenomen dan opgebouwd, tot en met [datum]": de collega heeft meer opgenomen dan opgebouwd. Of en hoe dat verrekend wordt, hangt af van de arbeidsovereenkomst. Kijk die na, of vraag het aan je salarisadministratie.

Staat het saldo precies op 0? Dan staat er geen verlofpunt op de checklist.

Heeft de collega meer dan één verlofbeleid, dan zie je één totaal. Per beleid zie je het terug in de Saldodetails.

Zo verreken je het

1. Geef het aantal dagen en uren door aan je salarisadministratie.
2. Klik op Markeren als verrekend.

Er komt dan een regel "Verlof verrekend: 3 dagen (24 uur), op [datum]" op de checklist. Op het saldo van de collega verschijnt de regel Eindafrekening, en het saldo staat op 0. Klik op Ongedaan maken als je je hebt vergist.

Je kunt het verlof verrekenen zodra het vertrek is vastgelegd. Je hoeft niet te wachten tot de laatste werkdag.

Wacht er nog verlof op goedkeuring?

Dan zie je bijvoorbeeld "2 dagen wachten nog op goedkeuring. Keur ze eerst goed of af, zodat dit aantal niet meer verandert." Die dagen zijn al van het aantal afgetrokken. Wijs je ze af, dan komen ze er weer bij.

Verandert het aantal na het verrekenen?

Wordt er daarna nog verlof geboekt, of verschuift de laatste werkdag? Dan zie je bijvoorbeeld "Het te verrekenen verlof is nu 1,8 dagen (14,4 uur), niet de vastgelegde 3 dagen." Geef het nieuwe aantal door aan je salarisadministratie en klik op Aanpassen.

Is er niets meer te verrekenen, dan staat er "Er is geen verlof meer te verrekenen, dus de vastgelegde 3 dagen gelden niet meer." Laat je salarisadministratie weten dat er niets uitbetaald hoeft te worden.

Klikt een collega net iets aan terwijl jij op Markeren als verrekend klikt? Dan slaat Heartsome niets op en zie je "Dit aantal is veranderd. Je ziet nu het actuele aantal." Zo leg je nooit een ander getal vast dan je hebt doorgegeven.

Valt de laatste werkdag in het volgende verlofjaar?

Dan staat er bijvoorbeeld "Het te verrekenen verlof is vanaf 1 januari 2027 te berekenen, als het nieuwe verlofjaar begint." Wat er dan over is, hangt af van wat er nog wordt opgenomen, overgedragen en opgebouwd. Het aantal verschijnt vanzelf zodra het nieuwe jaar begint.

Zijn er sinds de laatste werkdag dagen vervallen?

Leg je het vertrek pas vast in een nieuw verlofjaar, dan kan een deel van het verlof al zijn vervallen. Heartsome toont wat er nu over is en zegt erbij: "Dit was 8 dagen op [datum]. Sindsdien zijn 3 dagen vervallen." Of die dagen alsnog moeten worden uitbetaald, beslis je zelf met je salarisadministratie.

Als het vertrek wordt geannuleerd

Was het verlof al verrekend en annuleer je het vertrek? Dan vraagt Heartsome wat er met het verrekende verlof moet gebeuren:

• Terugdraaien: de collega heeft het niet uitbetaald gekregen, en de dagen gaan terug naar het saldo.
• Laten staan: de dagen zijn al uitbetaald.

Heartsome kiest niet voor je, want alleen jij weet of het laatste salaris al is betaald.

Wie mag dit?

HR-beheerders en de accounteigenaar. Heartsome legt elke verrekening, aanpassing en ongedaanmaking vast, met wie het deed.

Bijgewerkt op: 19/10/2026