Als een collega uit dienst gaat

Leer hoe je als HR-beheerder het vertrek van een collega vastlegt. Heartsome regelt daarna een groot deel zelf: de einddatum op het contract, het einde van de toegang en een checklist voor de rest.

Waar vind je het?

Je kunt op twee plekken beginnen:

• Personen → [naam] → Dienstverband → Vertrek vastleggen (bij Contracten).
• In de lijst Personen: de drie puntjes naast de collega → Vertrek vastleggen.

Zo leg je een vertrek vast

1. Klik op Vertrek vastleggen.
2. Kies de Laatste werkdag.
3. Kies bij "Waarom vertrekt [naam]?" de reden:
4. • Zelf ontslag genomen, of op eigen verzoek vertrokken
   • Contract voor bepaalde tijd afgelopen
   • Het bedrijf heeft het dienstverband beëindigd. Kies dan ook bij Hoe? hoe dat ging: tijdens de proeftijd, met wederzijds goedvinden, met toestemming van het UWV (wegens langdurige ziekte of om bedrijfseconomische redenen), via de kantonrechter of ontslag op staande voet.
   • Pensioen
   • Overleden
   • Iets anders
4. Klik op Opslaan.

De reden is nodig voor je salarisadministratie, die bij elk vertrek een reden moet doorgeven. Alleen HR-beheerders zien de reden. De collega en de manager zien hem niet.

Wat gebeurt er als je opslaat?

• Het contract krijgt een einddatum. Heartsome zet de laatste werkdag als einddatum op alle contracten die dan nog lopen. Heeft de collega twee contracten naast elkaar, dan eindigen ze allebei.
• Bovenaan Dienstverband verschijnt een kaart met de laatste werkdag, de reden en een checklist van wat er nog geregeld moet worden. Zie De vertrekchecklist afwerken.
• In de lijst Personen krijgt de collega het label "Vertrekt [datum]". Na de laatste werkdag wordt dat "Uit dienst".
• Op je Pulse verschijnt het actiepunt "Rond het vertrek van [naam] af".
• De nacht na de laatste werkdag eindigt de toegang tot Heartsome automatisch: het account wordt opgeschort en eventuele beheerdersrollen worden verwijderd. Had de collega de uitnodiging nooit geaccepteerd, dan vervalt die en staat de collega weer op Nog niet uitgenodigd.

Ligt de laatste werkdag al in het verleden? Dan eindigt de toegang zodra je opslaat. Heartsome meldt dat vooraf.

Het vertrek wijzigen

Is de laatste werkdag veranderd of klopt de reden niet? Klik op de kaart op Wijzigen. Heartsome past de einddatum op de contracten mee aan en laat zien welke contracten verschuiven.

Zolang het vertrek openstaat, kun je op de contractpagina's de einddatum niet wijzigen en geen nieuw contract toevoegen. Al het andere op het contract, zoals salaris, uren en bestanden, kun je wel gewoon aanpassen.

Het vertrek annuleren

Blijft de collega toch? Klik op Vertrek annuleren. Heartsome vraagt wat er met het contract moet gebeuren:

• Einddatum verwijderen: de collega blijft op het contract.
• Laten eindigen op [datum]: bijvoorbeeld als je daarna een nieuw contract wilt toevoegen.

Was het verlof al verrekend? Dan vraagt Heartsome ook wat daarmee moet gebeuren. Zie Verlof verrekenen bij vertrek.

Annuleer je na de laatste werkdag, dan kan de collega weer inloggen. Beheerdersrollen komen niet vanzelf terug: geef die opnieuw op de pagina Rechten van de collega.

Opschorten of verwijderen?

• Opschorten beëindigt de toegang meteen, en de rollen blijven staan. Gebruik het alleen als de toegang eerder moet eindigen dan de laatste werkdag, bijvoorbeeld bij ontslag op staande voet. Leg in dat geval eerst het vertrek vast en schort daarna op.
• Verwijderen wist de collega en de hele geschiedenis voorgoed: contracten, documenten, verlof en verzuim. Voor personeels- en salarisgegevens gelden vaak wettelijke bewaartermijnen. Leg bij een vertrek dus eerst het vertrek vast. Verwijderen kan later altijd nog.

Kies je Opschorten of Verwijderen voor iemand van wie nog geen vertrek is vastgelegd, dan biedt Heartsome zelf Vertrek vastleggen aan.

Goed om te weten

• Is de collega accounteigenaar? Dan kan Heartsome de toegang niet beëindigen. Alleen de accounteigenaar zelf kan het account overdragen aan iemand anders. Vraag de collega dat te doen vóór de laatste werkdag. De collega ziet dit ook op de eigen Pulse. Lukt het niet meer, neem dan contact op met Heartsome.
• Komt iemand later terug? Maak dan geen nieuwe medewerker aan, maar neem de oud-collega opnieuw in dienst. Zie [Een oud-collega opnieuw in dienst nemen] [link volgt].

Wie mag dit?

Alleen HR-beheerders en de accounteigenaar kunnen een vertrek vastleggen, wijzigen, annuleren en de checklist afwerken. Een Manager ziet de einddatum op het contract van een teamlid, maar niet de reden en niet de checklist.

Bijgewerkt op: 21/10/2026