Dit artikel is ook beschikbaar in:

Uitnodigen, opschorten en verwijderen

Leer hoe je als HR-beheerder bepaalt wie toegang heeft tot Heartsome: collega's uitnodigen, tijdelijk de toegang afnemen en iemand definitief verwijderen.

Je doet dit allemaal via Personen in het linkermenu. Klik op de drie puntjes naast een collega. Welke opties je ziet, hangt af van de status van die collega. Gaat een collega uit dienst? Dan gebruik je Vertrek vastleggen. Zie Als een collega uit dienst gaat.

De vier statussen

Naast de naam in de lijst zie je een label als iemand (nog) geen toegang heeft:

Nog niet uitgenodigd: de collega staat in Heartsome, maar heeft nog geen uitnodiging gekregen. Je kunt de gegevens al bijhouden, maar de collega kan nog niet inloggen.
Uitgenodigd: de uitnodiging is verstuurd, maar de collega heeft hem nog niet geaccepteerd.
Actief: de collega heeft de uitnodiging geaccepteerd en kan inloggen. Hier staat geen label bij.
Opgeschort: de collega kan tijdelijk niet inloggen. De naam staat lichter weergegeven in de lijst.

Een uitnodiging versturen

Klik op de drie puntjes naast de collega en kies Uitnodiging versturen. De collega krijgt een e-mail met een link om een account aan te maken en in te loggen. Hij of zij kan daarbij ook kiezen voor inloggen met Google of Microsoft.

Je kunt ook meteen een uitnodiging versturen bij het toevoegen van een collega, of na een import via een spreadsheet.

Wat als de collega de uitnodiging niet accepteert?

Een uitnodiging is 14 dagen geldig.
Is de uitnodiging na 7 dagen nog niet geaccepteerd? Dan stuurt Heartsome de collega automatisch een herinnering.
Is de uitnodiging verlopen? Dan krijgen HR-beheerders een notificatie. Stuur de uitnodiging opnieuw via de drie puntjes → Uitnodiging opnieuw versturen. De collega heeft dan weer 14 dagen.

Tip: geen e-mail ontvangen? Laat de collega in de map met ongewenste e-mail kijken, en controleer of het werk-e-mailadres goed is gespeld.

Een collega opschorten

Opschorten neemt de toegang meteen af, zonder dat er gegevens verloren gaan. Gebruik het bijvoorbeeld als iemand langdurig afwezig is of op non-actief staat.

Klik op de drie puntjes naast de collega en kies Opschorten.
Het venster Account opschorten? gaat open. Bevestig met Opschorten.

Wat gebeurt er?

De collega kan niet meer inloggen bij jullie bedrijf. Probeert de collega het toch, dan verschijnt de melding dat het account is opgeschort.
Alle gegevens blijven bewaard: profiel, contracten, documenten, de verlof- en verzuimgeschiedenis en het wijzigingslogboek.
Beheerdersrollen, zoals HR-beheerder, blijven staan. Heractiveer je de collega, dan heeft die alles weer terug.
Werkt de collega ook voor een ander bedrijf in Heartsome? Dan blijft die toegang gewoon werken.

Je kunt alleen collega's opschorten die actief zijn. Heeft iemand de uitnodiging nog niet geaccepteerd, dan kan diegene nog niet inloggen en is opschorten niet nodig.

Let op: gaat de collega uit dienst? Kies dan in het venster Vertrek vastleggen in plaats van Opschorten. De toegang eindigt dan vanzelf na de laatste werkdag, de beheerdersrollen worden verwijderd en je krijgt een checklist voor de rest. Moet de toegang eerder eindigen, bijvoorbeeld bij ontslag op staande voet? Leg dan eerst het vertrek vast en schort de collega daarna op.

Een collega heractiveren

Klik op de drie puntjes naast een opgeschorte collega en kies Heractiveren. De collega kan direct weer inloggen, met alle gegevens zoals ze waren.

Staat er "Uit dienst" naast de naam? Dan is de laatste werkdag van de collega al voorbij, en kun je de collega niet heractiveren of uitnodigen. Blijft de collega toch, annuleer dan het vertrek. Komt de collega later terug, zie dan Een oud-collega opnieuw in dienst nemen.

Een collega verwijderen

Klik op de drie puntjes naast de collega, kies Verwijderen en bevestig.

Let op: verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt. Alles over deze persoon wordt gewist: profiel, contracten, documenten, de verlof- en verzuimgeschiedenis en het wijzigingslogboek. Deze gegevens verdwijnen ook uit je rapportages.

Verwijder daarom alleen iemand die er per ongeluk in staat, of van wie je de gegevens echt niet meer hoeft te bewaren. Gaat iemand uit dienst? Kies dan in het venster Persoon verwijderen? voor Vertrek vastleggen. De gegevens blijven dan bewaard en de toegang eindigt vanzelf na de laatste werkdag. Lees meer in Als een collega uit dienst gaat.

Wat kan niet?

Je kunt jezelf niet opschorten of verwijderen. Je eigen vertrek kun je wel vastleggen: bij je eigen naam staat bij de drie puntjes alleen Vertrek vastleggen.
De accounteigenaar kan niet worden opgeschort of verwijderd. Gaat de accounteigenaar weg? Leg dan het vertrek vast, en vraag de accounteigenaar om het account vóór de laatste werkdag over te dragen (zie Rollen en rechten: wie mag wat?).
Alleen HR-beheerders en de accounteigenaar zien de drie puntjes.

Bijgewerkt op: 21/10/2026

Was dit artikel nuttig?

Dankuwel!