De vertrekchecklist afwerken

Leer hoe je als HR-beheerder de checklist afwerkt die Heartsome maakt zodra je een vertrek vastlegt. Zo vergeet je niets: geen laptop, geen verlof dat nog uitbetaald moet worden, geen team zonder manager.

Waar vind je het?

Ga naar Personen → [naam] → Dienstverband. De checklist staat op de kaart bovenaan. Je komt er ook via het actiepunt "Rond het vertrek van [naam] af" op je Pulse.

Wat staat erop?

Bovenaan staan de punten van Heartsome. Die haalt Heartsome uit de gegevens die er al zijn. Je ziet alleen de punten die voor deze collega gelden:

• Accounteigenaar: de collega is accounteigenaar. Alleen de collega zelf kan dat overdragen, dus je ziet "Wacht op [naam]". Vraag de collega het te doen vóór de laatste werkdag.
• Verlof verrekenen: hoeveel verlof er nog over is op de laatste werkdag, of hoeveel er te veel is opgenomen. Zie [Verlof verrekenen bij vertrek] [link volgt].
• Exit-enquête: "Stuur [naam] de exit-enquête". Zie [Een exit-enquête sturen] [link volgt].
• Directe medewerkers: "[aantal] directe medewerkers hebben een nieuwe manager nodig". Klik op Opnieuw toewijzen (zie hieronder).
• Vacatures: "[vacature] heeft geen andere hiring manager". Klik op Hiring team aanpassen en voeg iemand toe. Het punt verdwijnt ook als je de vacature sluit.
• Reviews: "Nog feedback te schrijven in [reviewronde] voor [collega's]". Vraag de collega de feedback te schrijven vóór de laatste werkdag. Daarna kan dat niet meer.
• Bedrijfsmiddelen: "[middel], toegewezen op [datum], niet geretourneerd". Klik op Ga naar bedrijfsmiddelen en kies daar Markeer als geretourneerd.

Daaronder staan de stappen van je eigen bedrijf, zoals "Verwijderen uit de chat" of "Verwijderen uit de wachtwoordmanager". Die vink je zelf af.

Een punt van Heartsome verdwijnt vanzelf zodra het geregeld is, ook als je het op een andere pagina regelt. Zet je bijvoorbeeld de laptop op geretourneerd, dan is dat punt weg.

Directe medewerkers opnieuw toewijzen

1. Klik bij het punt over directe medewerkers op Opnieuw toewijzen.
2. Kies bij Nieuwe manager voor iedereen één manager voor alle teamleden. Of kies per persoon een andere manager.
3. Moet iemand geen manager meer hebben? Kies op die regel Geen manager.
4. Klik op Opslaan.

Elke regel moet een keuze hebben. Ook oud-collega's die nog aan deze persoon gekoppeld waren, staan in de lijst, met "werkt hier niet meer".

Je eigen stappen

• Afvinken: klik op het vakje voor de stap. Per ongeluk afgevinkt? Klik nog een keer.
• Een stap alleen voor deze collega: typ hem onder de lijst bij "Voeg een stap toe, alleen voor deze checklist" en klik op Toevoegen. Bijvoorbeeld "Leveranciers overdragen aan Lisa".
• Een stap die niet geldt: verwijder hem met Deze stap verwijderen. Werkt de collega bijvoorbeeld in het magazijn zonder wachtwoordmanager, dan haal je die stap weg. Dat verandert niets aan de lijst van je bedrijf.

Welke stappen er standaard op staan, stel je in bij Bedrijfsinstellingen → Offboarding. Zie [Offboardingstappen instellen] [link volgt].

Afsluiten

• Vanzelf: is alles afgerond en is de laatste werkdag voorbij, dan sluit Heartsome het vertrek 's nachts af. Je ziet dan "Het vertrek van [naam] is afgerond. Het wordt na [datum] afgesloten."
• Met de hand: na de laatste werkdag kun je altijd op Nu afsluiten klikken. Staat er nog iets open, dan vraagt Heartsome "Afsluiten terwijl dit nog openstaat?" en zie je wat er nog openstaat. Kies Toch afsluiten of Open laten.

Voor de laatste werkdag kun je niet afsluiten, omdat de datum nog kan veranderen.

Is de collega nog accounteigenaar? Dan kun je niet afsluiten tot het account een nieuwe eigenaar heeft.

Na het afsluiten

De kaart blijft zichtbaar voor HR, met de laatste werkdag, de reden, de datum van afsluiten en je eigen stappen zoals ze zijn afgevinkt. Er komt geen actiepunt meer op Pulse.

Pulse

Op je Pulse staat per open vertrek het actiepunt "Rond het vertrek van [naam] af", met het aantal open punten en de laatste werkdag. Je ziet er maximaal vijf: eerst wie nog moet vertrekken, met de vroegste datum bovenaan, en daarna wie al weg is.

Bijgewerkt op: 19/10/2026