Documenten van een medewerker beheren

Leer hoe je als HR-beheerder documenten van een collega bewaart, bijvoorbeeld een kopie van het identiteitsbewijs, een VOG of een diploma. Je ziet ook wanneer een document bijna verloopt.

Waar vind je het?

Ga naar Personen → [naam] → Documenten.

Wat zie je?

Contractdocumenten: bestanden die bij een contract horen, zoals de getekende arbeidsovereenkomst. Je ziet ze hier per contract, maar je beheert ze bij het contract zelf. Zie Contracten vastleggen en wijzigen.
Persoonlijke documenten: alle andere documenten van de collega. Bij elk document zie je het type, wie het heeft geüpload en wanneer, en eventueel tot wanneer het geldig is.

Hoe upload je een document?

1. Ga naar Personen → [naam] → Documenten.
2. Klik op Document uploaden.
3. Sleep het bestand naar het vak of klik om te bladeren. Toegestaan zijn pdf, Word, Excel, csv, txt, rtf, jpg en png, tot 10 MB.
4. Kies het Documenttype: Identiteitsbewijs, Contract, Addendum, Certificaat, VOG, Medisch document, Functioneringsdocument, Sollicitatiedocument of Anders.
5. Vul eventueel een Beschrijving in.
6. Verloopt het document? Vul dan Geldig tot in. Zie "Herinnering bij verlopen" hieronder.
7. Mag de collega het document niet zien? Zet dan Verbergen voor medewerker aan.
8. Klik op Uploaden.

Elk bestand wordt eerst op virussen gescand. Zolang dat bezig is, zie je "(scannen…)" achter de naam. Daarna kun je het document openen. Zie je "(verwijderd door virusscan)", dan is het bestand niet veilig bevonden en verwijderd. Vraag dan om een schone versie.

Hoe wijzig of verwijder je een document?

1. Klik op de drie puntjes naast het document.
2. Kies Bewerken om het type, de beschrijving, de geldigheidsdatum of de zichtbaarheid aan te passen, en klik op Opslaan.
3. Of kies Verwijderen en bevestig.

Het bestand zelf vervangen kan niet. Upload in dat geval een nieuwe versie en verwijder de oude.

Herinnering bij verlopen

Vul je bij een document Geldig tot in, dan houdt Heartsome de datum voor je in de gaten:

• Vanaf 60 dagen voor de vervaldatum krijgt het document een oranje label, bijvoorbeeld "Verloopt over 30 dagen". Ook verschijnt er een herinnering bij de collega in de lijst op Personen.
• HR-beheerders en de accounteigenaar krijgen een notificatie.
• Is de datum verstreken, dan krijgt het document het rode label Verlopen.

Hoeveel dagen van tevoren je de herinnering krijgt, stel je in via Bedrijfsinstellingen → Voorkeuren → Herinneringsvensters → Documentverloop. Zie Voorkeuren instellen.

Documenten verbergen voor de collega

Normaal ziet de collega alle eigen documenten onder Jij → Documenten. Zet je Verbergen voor medewerker aan, dan zien alleen HR-beheerders en de accounteigenaar het document. Het krijgt dan het label Verborgen voor medewerker.

Een document dat de collega zelf heeft geüpload, kun je niet verbergen. De collega heeft het bestand immers al.

Als de collega zelf iets uploadt

Collega's kunnen zelf documenten uploaden via Jij → Documenten, bijvoorbeeld een kopie van hun paspoort. HR-beheerders en de accounteigenaar krijgen daarvan een e-mail en een notificatie. Daarna beheer je het document zoals elk ander document. De collega kan een eigen upload zelf niet meer wijzigen of verwijderen.

Wie ziet wat?

• HR-beheerder en accounteigenaar: zien alle documenten, ook verborgen documenten, en kunnen uploaden, wijzigen en verwijderen.
• De collega zelf: ziet de eigen documenten, behalve verborgen documenten, en kan documenten uploaden.
• Manager: ziet het tabblad Documenten niet, omdat er medische documenten tussen kunnen zitten.

Bijgewerkt op: 15/10/2026