Een enquête maken en versturen

Leer hoe je als HR-beheerder een enquête maakt, bijvoorbeeld een kort pulsonderzoek over werkdruk of een betrokkenheidsenquête, en hoe je die bij je collega's krijgt.

Waar vind je het?

Ga in het linkermenu naar HR → Enquêtes. Je ziet alle enquêtes met hun status, het aantal antwoorden en de einddatum.
Een enquête heeft altijd een van deze statussen:

• Concept: je bent er nog mee bezig. Niemand kan hem invullen.
• Actief: collega's kunnen hem invullen.
• Gesloten: er komen geen nieuwe antwoorden meer bij. De resultaten blijven zichtbaar.

Heb je nog geen enquêtes? Dan zie je "Vraag je team hoe het gaat" met drie startpunten:

• Tevredenheidsonderzoek: hoe gewaardeerd, gesteund en gehoord mensen zich voelen. Goed om een of twee keer per jaar te doen.
• Check-in: hoe mensen zich deze week voelen en waar ze tegenaan lopen. Makkelijk om elke maand te herhalen.
• Begin vanaf nul: je eigen vragen, of een andere template.

Kies je een startpunt, dan staan de vragen al klaar. Je kunt elke vraag nog aanpassen voordat je de enquête verstuurt.

Stap 1: Basisinformatie

1. Klik op Enquête aanmaken.
2. Vul een Enquêtetitel in, bijvoorbeeld "Hoe gaat het met de werkdruk?".
3. Kies de Enquêtetaal. Alle vragen en knoppen verschijnen voor iedereen in deze taal.
4. Vul eventueel een Beschrijving in. Die is alleen voor jezelf en andere HR-beheerders, de invullers zien hem niet.
5. Kies eventueel een Einddatum. Zet Automatisch sluiten aan het einde van de einddatum aan als de enquête dan vanzelf moet sluiten. Zonder die schakelaar is de einddatum alleen een richtdatum en blijft de enquête open.
6. Kies of de enquête anoniem is met Anonieme reacties. Zie "Anoniem of niet?" hieronder.
7. Wil je bij elk ingevuld exemplaar een bericht? Zet dan Meld me wanneer er een nieuwe reactie is aan. Je krijgt dan een e-mail en een notificatie.

Stap 2: Vragen

Begin met een kant-en-klare set vragen via Template laden, of maak je eigen vragen:

1. Klik op Vraag toevoegen.
2. Kies het Type vraag:
3. • Likertschaal: een stelling met vijf antwoorden, van Helemaal mee oneens tot Helemaal mee eens. Handig voor stellingen als "Ik heb genoeg tijd voor mijn werk".
   • Beoordelingsschaal: een cijfer op een schaal, standaard van 1 tot 10. Je kunt de Laagste score en Hoogste score aanpassen en de uitersten een label geven, bijvoorbeeld "Helemaal niet waarschijnlijk" en "Zeer waarschijnlijk".
   • Meerkeuzevraag (één antwoord): de invuller kiest precies één optie uit jouw lijst.
   • Meerkeuzevraag (meerdere antwoorden): de invuller kiest een of meer opties. Met Kies minimaal en Kies maximaal stel je grenzen in.
   • Open tekst: de invuller antwoordt in eigen woorden.
3. Typ je vraag. Voeg bij een meerkeuzevraag de opties toe met Optie toevoegen.
4. Zet Verplicht uit als de vraag mag worden overgeslagen. Standaard is elke vraag verplicht.
5. Klik op Vraag toevoegen.

Zolang de enquête een concept is, kun je vragen aanpassen, verwijderen en van volgorde wisselen.

Wijzig je de Enquêtetaal nadat je een template hebt geladen, dan wisselen de vragen mee naar die taal. Heb je de vragen al aangepast, dan vraagt Heartsome eerst "Bestaande vragen vervangen?". Kies je Vragen vervangen, dan gaan je aanpassingen verloren.

Stap 3: Verspreiding

Bij het activeren maakt Heartsome altijd een gedeelde link aan. Die kun je delen waar je wilt: in Slack, Teams, een e-mail of op het intranet.

Wil je daarnaast een persoonlijke uitnodiging per e-mail sturen? Vink dan E-mailuitnodigingen versturen aan en kies bij Uitnodigen:

• Alle medewerkers
• Specifieke teams: vink de teams aan.
• Specifieke medewerkers: vink de collega's aan.

Met e-mailuitnodigingen zie je hoeveel mensen de enquête hebben ingevuld. Bij een niet-anonieme enquête zie je ook wie, en kun je herinneringen sturen.

Stap 4: Opslaan of activeren

• Klik op Concept opslaan als je later verder wilt.
• Klik op Enquête activeren als de enquête klaar is. De uitnodigingen gaan dan direct de deur uit.

Na het activeren zie je de pagina van de enquête, met de gedeelde link. Kopieer de link met het icoontje in het veld. Met Enquête openen zie je de enquête zoals je collega's hem zien.

Anoniem of niet?

• Anoniem: je ziet niet wie wat heeft geantwoord. Mensen zijn meestal eerlijker, vooral over gevoelige onderwerpen zoals werkdruk of leidinggeven. Resultaten verschijnen pas vanaf 3 antwoorden. Zie De resultaten van een enquête bekijken.
• Niet-anoniem: je ziet per persoon wat die heeft ingevuld. Handig voor praktische vragen, zoals "Welke datum past jou voor de teamdag?".

Herinneringen sturen

Bij een niet-anonieme enquête met e-mailuitnodigingen:

1. Open de enquête en klik op Alle uitnodigingen bekijken.
2. Je ziet per collega of de uitnodiging Afgerond of In afwachting is, en wanneer de uitnodiging en een eventuele herinnering zijn verstuurd.
3. Klik op Herinneringen versturen en bevestig.

Alleen collega's die de enquête nog niet hebben ingevuld, krijgen een herinnering. Je kunt maximaal één keer per uur herinneringen versturen.

Bij een anonieme enquête kun je geen herinneringen per persoon sturen, omdat Heartsome niet laat zien wie al heeft meegedaan. Deel de gedeelde link dan nog een keer met het hele team.

Een actieve enquête aanpassen

Via Acties → Bewerken kun je bij een actieve enquête alleen nog de titel, de beschrijving, de einddatum en tikfouten in vragen en opties aanpassen. Vragen toevoegen, verwijderen of van volgorde wisselen kan niet meer, net als de taal, de anonimiteit en de verspreiding.

Sluiten, heropenen en verwijderen

Open de enquête en kies via Acties:

• Enquête sluiten: er komen geen nieuwe antwoorden meer bij. De resultaten blijven bewaard.
• Heropenen: een gesloten enquête gaat weer open. Ligt de einddatum al in het verleden, dan haalt Heartsome die weg.
• Verwijderen: de enquête en alle antwoorden zijn definitief weg. Een actieve enquête kun je niet verwijderen: sluit hem eerst.

Goed om te weten

• Uitnodigingen gaan alleen naar collega's met de status Actief. Wie nog niet is uitgenodigd voor Heartsome of nog niet heeft ingelogd, krijgt geen uitnodiging. Zie Uitnodigen, opschorten en verwijderen.
• Hoor je zelf bij de collega's die je uitnodigt, dan krijg je ook zelf een uitnodiging. Vul je je eigen enquête in, dan krijg je daarvoor geen melding via Meld me wanneer er een nieuwe reactie is.
• In het overzicht staan ook exit-enquêtes, met het label Exit-enquête. Die stuur je aan één collega die vertrekt. Zie Een exit-enquête sturen.
• Wie Heartsome pas na het activeren gaat gebruiken, krijgt geen uitnodiging meer. Stuur die collega de gedeelde link.

Wie mag dit?

Alleen HR-beheerders en de accounteigenaar kunnen enquêtes maken, versturen en de resultaten bekijken.

Bijgewerkt op: 28/10/2026