Verlof van een medewerker beheren

Leer hoe je als HR-beheerder het verlof van één collega regelt: verlofbeleid koppelen, een extra recht toevoegen, een saldo corrigeren en verlof boeken. Als Manager kun je hier verlof boeken voor je directe teamleden.

Waar vind je het?

Ga naar Personen → [naam] → Verlof.

Wat zie je?

Saldi: per verloftype de periode, en hoeveel dagen Goedgekeurd, In afwachting en Resterend zijn. Bij een beleid zonder limiet staat Onbeperkt. Losse rechten, bijvoorbeeld voor ouderschapsverlof, staan hier ook als eigen regel.
Verlof: alle aanvragen en boekingen van de collega, met hun status.
Wil je weten hoe een saldo is opgebouwd? Klik op de drie puntjes naast het verloftype en kies Saldodetails bekijken. Je ziet dan onder andere wat er Uit eerdere jaren is meegenomen, wat er Berekend voor dit jaar is, wat Opgenomen is, eventuele Aanpassingen, wat Verlopen is en het Huidig saldo. Is het verlof bij vertrek verrekend, dan staat er ook een regel Eindafrekening.

Verlofbeleid koppelen of ontkoppelen

Welk verlofbeleid een collega heeft, bepaalt welke saldi je ziet. Beleid met Automatisch toewijzen aan nieuwe medewerkers wordt bij nieuwe collega's vanzelf gekoppeld. Voor iemand die een afwijkende regeling heeft, doe je het met de hand.

1. Ga naar Personen → [naam] → Verlof.
2. Klik op Acties en kies Beleid instellen.
3. Vink het beleid aan dat bij de collega hoort, en vink beleid uit dat niet (meer) geldt.
4. Klik op Opslaan.

Goed om te weten:

• Een beleid dat je hier toevoegt, telt voor het hele lopende jaar, vanaf de start van het contract.
• Haal je een beleid weg, dan verdwijnen de resterende dagen uit beeld. Voeg je het later weer toe, dan komen ze terug.
• Een nieuw beleid maken of de regels van een beleid wijzigen, doe je in Bedrijfsinstellingen → Verlofbeleid. Zie Verlofbeleid instellen.
• Gaat de collega uit dienst? Gebruik dan niet Saldo bijwerken, maar verreken het verlof via de vertrekchecklist. Zie Verlof verrekenen bij vertrek.

Een recht toevoegen

Een recht is een eenmalig aantal verlofdagen voor een vaste periode, los van het jaarlijkse beleid. Denk aan ouderschapsverlof voor een kind, zwangerschapsverlof, een sabbatical of dagen voor een opleiding.

1. Ga naar Personen → [naam] → Verlof.
2. Klik op Acties en kies Recht toevoegen.
3. Kies het Type: Onbetaald verlof, Zwangerschapsverlof, Moederschapsverlof, Partnerverlof, Ouderschapsverlof, Sabbatical, Training of Compensatieverlof.
4. Vul het Aantal dagen in. Halve dagen mogen.
5. Kies de Geldigheidsperiode: een vanaf-datum en een tot-datum.
6. Vul eventueel een Referentie in, bijvoorbeeld de naam van het kind bij ouderschapsverlof.
7. Klik op Recht toevoegen.

Het recht verschijnt als eigen regel onder Saldi. Wil je het later aanpassen of weghalen? Klik op de drie puntjes ernaast en kies Recht bewerken of Verwijderen.

Een saldo corrigeren

Klopt een saldo niet, bijvoorbeeld omdat de collega in het oude systeem nog dagen had staan of omdat je extra dagen hebt afgesproken? Dan zet je het saldo recht.

1. Ga naar Personen → [naam] → Verlof.
2. Klik op de drie puntjes naast het verloftype.
3. Kies onder de naam van het beleid Saldo bijwerken.
4. Je ziet wat Heartsome nu toont, bijvoorbeeld "15 dagen over (waarvan 3 vooruit geboekt)".
5. Vul bij "Hoeveel dagen heeft [naam] vandaag echt nog over?" het juiste aantal in.
6. Vul eventueel een Reden in, bijvoorbeeld "2 extra dagen afgesproken bij indiensttreding".
7. Klik op Opslaan.

Je vult dus niet in hoeveel dagen erbij of eraf moeten, maar hoeveel er vandaag in totaal over is. Heartsome rekent het verschil zelf uit.

Goed om te weten:

• Saldo bijwerken kan alleen bij beleid met een vast aantal dagen. Bij onbeperkt verlof is er geen saldo om te corrigeren.
• Elke correctie zie je terug onder Aanpassingen in de Saldodetails, en in het Wijzigingslogboek.
• Nieuwe collega's met een bestaand saldo zet je ook in één keer goed via een import. Zie Collega's importeren via een spreadsheet.

Verlof boeken voor een collega

Als HR-beheerder of Manager kun je verlof direct boeken. Er is dan geen goedkeuring nodig: de boeking staat meteen op Goedgekeurd.

1. Ga naar Personen → [naam] → Verlof.
2. Klik op Verlof boeken.
3. Vul het formulier in, net als bij een gewone aanvraag. Zie Verlof aanvragen.
4. Klik op Verlof boeken.

De collega krijgt een bericht dat er verlof voor hem of haar is geboekt.

Je kunt verlof ook boeken via de knop Verlof boeken op je Pulse. Je kiest dan eerst voor wie het is.

Tijdens het invullen laat Heartsome zien hoeveel dagen er over zijn en hoeveel er na deze boeking overblijft. Laat je bedrijf mensen alleen vakantie opnemen die ze op dat moment al hebben opgebouwd, en gaat deze boeking daarover heen? Dan zie je een waarschuwing. Je kunt toch doorgaan met Toch boeken. In de Geschiedenis van de boeking staat dan dat je dat bewust hebt gedaan.

Aanvragen beoordelen en boekingen wijzigen

Openstaande aanvragen van de collega zie je ook op dit tabblad, met de knop Beoordelen. Een goedgekeurde boeking wijzig of annuleer je via de drie puntjes ernaast. Hoe dat werkt, lees je in Verlofaanvragen beoordelen.

Wil je weten wie wat heeft gedaan met een aanvraag? Kies Geschiedenis bij de drie puntjes.

Wie mag wat?

Bijgewerkt op: 21/10/2026