Rollen en rechten: wie mag wat?

In Heartsome bepaalt iemands rol wat die persoon kan zien en doen. De meeste mensen in je bedrijf zijn gewoon medewerker. Alleen wie echt HR-, recruitment- of facturatietaken heeft, krijgt extra rechten.

De rollen op een rij

Medewerker. Iedereen in Heartsome. Een medewerker kan:

• zijn of haar eigen profiel, contract, documenten en bedrijfsmiddelen bekijken
• verlof aanvragen en (als het bedrijf dat toestaat) zichzelf ziek melden
• collega's, het organigram en Wie is er weg? bekijken
• enquêtes invullen en meedoen aan feedbackrondes

Manager. Deze rol ken je niet toe. Iemand is automatisch Manager zodra er minstens één collega aan hem of haar rapporteert. Dat stel je in bij het dienstverband van die collega. Een Manager kan voor zijn of haar directe teamleden:

• het profiel bekijken en de algemene gegevens bewerken
• contracten en bedrijfsmiddelen inzien (niet aanpassen)
• verlofaanvragen goedkeuren of afwijzen, en verlof boeken
• verzuim melden, opvolgen en beter melden
• reviews bekijken waarvoor hij of zij de manager is

Wat een Manager niet ziet: gevoelige persoonsgegevens (identificatienummer, privé-e-mailadres, huisadres, bankrekeningnummer), salaris en de documenten van teamleden. Teamleden van teamleden vallen er ook niet onder. Een Manager ziet alleen de mensen die direct aan hem of haar rapporteren.

HR-beheerder. Voor wie de personeelszaken regelt. Een HR-beheerder kan:

• collega's toevoegen, uitnodigen, opschorten en verwijderen
• de onboarding van nieuwe collega's en het vertrek van collega's regelen, met de checklists die daarbij horen
• alle profielen bekijken en bewerken, inclusief gevoelige gegevens en salaris
• contracten, documenten en bedrijfsmiddelen beheren
• verlof en verzuim van iedereen beheren
• verlofbeleid, urenregistratie, teams, locaties, handige links en voorkeuren instellen
• enquêtes en feedbackrondes opzetten
• alle rapportages bekijken en exporteren

Recruitment-beheerder. Voor wie vacatures beheert. Een Recruitment-beheerder kan:

• alle vacatures en sollicitaties bekijken en beheren
• de vacaturesite en huisstijl aanpassen
• sollicitatieformulieren, sollicitatiefases en locaties instellen

Iemand zonder deze rol kan ook meewerken aan een vacature. Hij of zij ziet dan alleen de vacatures waarvoor die persoon in het hiring team is opgenomen.

Facturatiebeheerder. Voor wie de rekeningen betaalt. Een Facturatiebeheerder kan het abonnement beheren, de betaalmethode bijwerken en facturen bekijken.

Accounteigenaar. De persoon die het Heartsome-account heeft aangemaakt. Er is altijd precies één accounteigenaar. Die kan alles wat de andere rollen kunnen, en daarnaast:

• de algemene bedrijfsgegevens aanpassen
• iedereen elke rol geven
• het account overdragen aan iemand anders
• het account verwijderen

De accounteigenaar kan niet opgeschort of verwijderd worden.

Iemand kan meerdere rollen tegelijk hebben, bijvoorbeeld HR-beheerder én Facturatiebeheerder.

Iemand een rol geven of afnemen

1. Ga naar Personen en klik op de collega.
2. Open het tabblad Rechten.
3. Zet de schakelaar aan of uit bij HR, Recruitment of Facturatie.

De wijziging gaat direct in. Je ziet de melding Beheerrechten bijgewerkt. en de wijziging komt in het wijzigingslogboek van de medewerker.

Goed om te weten:

• Je kunt alleen een rol geven die je zelf hebt. Een HR-beheerder kan dus iemand anders HR-beheerder maken, maar geen Facturatiebeheerder. De accounteigenaar kan iedereen elke rol geven.
• Je kunt je eigen rechten niet wijzigen.
• Je kunt ook al een rol geven bij het toevoegen van een nieuwe collega (stap 4 — Rechten).
• Gaat iemand uit dienst? Dan worden de beheerdersrollen de nacht na de laatste werkdag automatisch verwijderd. Komt de collega later terug, of wordt het vertrek geannuleerd na de laatste werkdag? Dan komen de rollen niet vanzelf terug. Geef ze dan opnieuw op het tabblad Rechten. Opschorten laat de rollen wel staan.

Het account overdragen aan iemand anders

Gaat de accounteigenaar weg, of moet iemand anders het account beheren? Dan kan de accounteigenaar het overdragen. Dat kan alleen de accounteigenaar zelf. Is het vertrek van de accounteigenaar vastgelegd, dan staat "Draag het accounteigenaarschap over" als actiepunt op diens Pulse. Doe het vóór de laatste werkdag: zolang iemand accounteigenaar is, kan Heartsome de toegang niet beëindigen.

1. Ga naar Personen en klik op de drie puntjes naast de collega.
2. Kies Maak accounteigenaar.
3. Vul je wachtwoord in en typ TRANSFER ter bevestiging.

Daarna is de collega de nieuwe accounteigenaar. Jij houdt de rollen HR-beheerder, Recruitment-beheerder en Facturatiebeheerder.

De optie verschijnt alleen bij collega's die hun uitnodiging hebben geaccepteerd en hun e-mailadres hebben bevestigd.

Bijgewerkt op: 21/10/2026