> ## Knowledge Base Index
> Fetch the complete knowledge base index at: https://help.heartsome.co/sitemap.xml
> Use this file to discover available pages before exploring further.
> Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash).

# Contracten vastleggen en wijzigen

Leer hoe je als HR-beheerder een contract vastlegt, wanneer je een nieuw contract maakt en wanneer je een bestaand contract bewerkt.

In het contract staan de afspraken met een medewerker: functie, uren, werkdagen en salaris. Heartsome gebruikt het contract ook om het verlof te berekenen. Een goed ingevuld contract zorgt dus ook voor een kloppend verlofsaldo.

#### Waar vind je de contracten?
Ga naar Personen, klik op de medewerker en open het tabblad Dienstverband. Onderaan zie je bij Contracten alle contracten van deze medewerker, het nieuwste bovenaan.

#### Wat staat er in een contract?
Een contract bestaat uit vijf onderdelen:
* **De functie**: functietitel, niveau (Junior, Medior, Senior of Leadership) en type dienstverband, bijvoorbeeld Vast contract, Tijdelijk contract, Stagiair of Freelancer.
* **Belangrijke data**: startdatum, einddatum proeftijd en einddatum. Laat de einddatum leeg bij een vast contract.
* **Werkrooster**: het aantal werkuren per week, op welke dagen de medewerker werkt en hoeveel uur per dag. Met Gelijk verdelen verdeel je de uren gelijk over de gekozen dagen.
* **Vergoeding**: het salaris met valuta en periode (bijvoorbeeld per maand of per uur), en eventuele secundaire arbeidsvoorwaarden.
* **Documenten & notities**: upload hier bijvoorbeeld het getekende contract (max. 10MB per bestand) en voeg notities toe.

#### Wanneer maak je een nieuw contract?
Dit is de belangrijkste regel: **verandert er iets aan de afspraken, maak dan een nieuw contract aan.** Bewerk het oude contract niet. Een nieuw contract maak je bijvoorbeeld bij:
* een salarisverhoging
* een promotie of nieuwe functie
* meer of minder uren, of andere werkdagen
* een verlenging van een tijdelijk contract
* de overstap van een tijdelijk naar een vast contract

Waarom? Heartsome bewaart zo per periode wat er gold. Je ziet de salarisgeschiedenis terug, en het verlof wordt per periode berekend met de uren die toen golden. Bewerk je het oude contract, dan herschrijf je het verleden, alsof iemand altijd al zo werkte.

#### Een nieuw contract toevoegen
1. Ga naar Personen → \[naam medewerker] → Dienstverband.
2. Klik bij Contracten op Nieuw contract.
3. Heartsome vraagt: Hoe wil je beginnen?
   * **Op basis van het huidige contract**: het formulier is al ingevuld met de gegevens van het meest recente contract. Je past alleen aan wat er verandert. Dit is meestal de handigste keuze.
   * **Blanco beginnen**: je begint met een leeg formulier.
4. Vul de **startdatum** in: de dag waarop de nieuwe afspraken ingaan.
5. Loopt er nog een contract op die datum? Dan zie je de schakelaar **Huidige contract als \[functie] laten eindigen op \[datum]**. Laat die aanstaan. Heartsome sluit het oude contract dan automatisch af op de dag vóór het nieuwe contract begint.
6. Pas aan wat er verandert, bijvoorbeeld het salaris of de uren.
7. Klik op Opslaan.

|| Voorbeeld: een loonsverhoging per 1 januari. Kies Op basis van het huidige contract, zet de startdatum op 1 januari, pas het salaris aan en sla op. Het oude contract eindigt automatisch op 31 december.

|| Voorbeeld: een tijdelijk contract verlengen. Kies Op basis van het huidige contract, zet de startdatum op de dag na het einde van het huidige contract en vul de nieuwe einddatum in. Wordt het een vast contract? Laat de einddatum dan leeg en kies als type Vast contract.

#### Wanneer bewerk je een bestaand contract?
Alleen als je een fout herstelt, bijvoorbeeld een typfout in de functietitel of een verkeerd ingevulde startdatum. Klik daarvoor op de drie puntjes bij het contract en kies Bewerken. Een contract verwijderen kan ook, maar doe dat alleen als het per ongeluk is aangemaakt.

Gaat de collega uit dienst? Vul dan niet zelf een einddatum in, maar klik bij Contracten op Vertrek vastleggen. Heartsome zet de einddatum dan op het contract, beëindigt de toegang na de laatste werkdag en maakt een checklist. Zie [Als een collega uit dienst gaat](https://help.heartsome.co/nl/article/als-een-collega-uit-dienst-gaat-yp09bi/).

#### Contracten als het vertrek is vastgelegd
Zolang het vertrek van een collega openstaat, kun je geen contract toevoegen of verwijderen, en ligt de einddatum vast. Je ziet dan de melding "Het vertrek van \[naam] is vastgelegd". De rest van het contract kun je gewoon bewerken, zoals het salaris, de uren of de bestanden. Zo kun je bijvoorbeeld nog de beëindigingsovereenkomst uploaden.
* **Verandert de laatste werkdag?** Klik dan bij het vertrek op Wijzigen.
* **Blijft de collega toch?** Klik dan bij het vertrek op Vertrek annuleren.
* **Is het vertrek al afgesloten en wordt het contract toch verlengd?** Voeg dan een nieuw contract toe dat direct aansluit op de laatste werkdag. Heartsome vraagt "Vertrek van \[naam] terugdraaien?". Klik je op Opslaan, dan draait Heartsome het vertrek terug, alsof de collega nooit is weggegaan.
Komt een collega later terug na een echte periode weg? Zie dan [Een oud-collega opnieuw in dienst nemen](https://help.heartsome.co/nl/article/een-oud-collega-opnieuw-in-dienst-nemen-11kdvjn/).

#### Melding over het verlofsaldo na het opslaan
Pas je een contract aan voor een periode in het verleden, bijvoorbeeld de uren van vorig jaar? Dan verschijnt er soms een melding na het opslaan. Heartsome heeft het verlof van een afgesloten jaar al vastgezet en past dat niet zelf meer aan. De melding laat zien hoeveel verlof het met het aangepaste contract zou zijn geweest. Moet de wijziging ook voor die periode gelden? Pas het saldo dan aan via Saldo bijwerken. Zie [Verlof van een medewerker beheren](https://help.heartsome.co/nl/article/verlof-van-een-medewerker-beheren-328rwt/).

#### Wie ziet wat?
* **HR-beheerders** kunnen contracten toevoegen, bewerken en verwijderen.
* **De medewerker** ziet zijn of haar eigen contracten, inclusief het salaris, op het tabblad Dienstverband.
* **De Manager** kan de contracten van zijn of haar directe teamleden bekijken, maar niet aanpassen. Het salaris ziet de Manager niet.

#### Goed om te weten
* Loopt een proeftijd of tijdelijk contract bijna af? Dan toont Heartsome een herinnering bij de medewerker op de pagina Personen. Hoeveel dagen van tevoren stel je in via [Voorkeuren instellen](https://help.heartsome.co/nl/article/voorkeuren-instellen-1t06o7b/).
* Heeft een contract geen uren per week of geen werkdagen? Dan rekent Heartsome voor het verlof met de standaard werkweek van je bedrijf.