> ## Knowledge Base Index
> Fetch the complete knowledge base index at: https://help.heartsome.co/sitemap.xml
> Use this file to discover available pages before exploring further.
> Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash).

# Collega's importeren via een spreadsheet

Leer hoe je als HR-beheerder in één keer al je collega's in Heartsome zet met een Excel- of CSV-bestand. Handig als je met meer dan een paar mensen begint, of als je overstapt van een ander systeem.

#### Waar vind je het?
1. Ga naar Personen in het linkermenu.
2. Klik rechtsboven op Personen toevoegen.
3. Kies Importeren via spreadsheet.

Eén collega tegelijk toevoegen gaat via Eén collega toevoegen. Dat lees je in [Collega's toevoegen aan Heartsome](https://help.heartsome.co/nl/article/collegas-toevoegen-en-uitnodigen-df4f92/).

| Tip: heb je nog geen zin om alles zelf in te richten? Zolang je bedrijf minder dan vier collega's in Heartsome heeft, zie je op de pagina Personen de knop Stuur ons je bestanden. Stuur je spreadsheets op, dan importeren wij iedereen gratis voor je.

#### Wat heb je nodig?
* Een bestand in .xlsx, .xls of .csv, van maximaal 10 MB.
* Kolomkoppen in de eerste rij, en daaronder één rij per collega.
* Maximaal 1.000 rijen per import. Heb je er meer, dan importeert Heartsome alleen de eerste 1.000. Splits je bestand dan op.

Begin het liefst met de template. Klik in de eerste stap op Template downloaden. De template bevat alle kolommen die Heartsome kent, een voorbeeldrij en keuzelijsten voor velden met vaste waarden.

Let op: de template bevat een voorbeeldrij (John Doe). Overschrijf of verwijder die rij, anders importeer je hem mee.

Je kunt ook gewoon een export uit je salarisadministratie of een eigen lijst gebruiken. Heartsome herkent veel kolomnamen vanzelf, ook Nederlandse zoals Voornaam, Achternaam, Functie, Startdatum en Uren per week.

#### Verplichte velden
Elke rij moet deze vier velden hebben:
* Voornaam
* Achternaam
* Werk-e-mail: het adres waarmee de collega straks inlogt. Gebruik het zakelijke adres, niet het privé-adres.
* Functietitel
Alle andere velden zijn optioneel. Je kunt ze later altijd nog aanvullen in het profiel.

#### Welke kolommen kun je nog meer importeren?
**Over de persoon:** Roepnaam, Voornaamwoorden, Taal (en of nl), Geboortedatum, Genderidentiteit, Persoonlijk e-mail, Telefoonnummer, Straatnaam en huisnummer, Postcode, Plaats, Land van verblijf, Nationaliteit, Identificatienummer (bijvoorbeeld het BSN), Bankrekeningnummer en de gegevens van het noodcontact.
**Over het werk:** Teams, E-mail manager en Naam manager.
**Over het contract:** Type dienstverband, Functieniveau, Salarisvaluta, Salarisbedrag, Salarisinterval, Werkuren per week, Startdatum contract, Einddatum proeftijd en Einddatum contract.
**Huidige verlofsaldi:** één kolom per verlofbeleid. Zie hieronder.

#### Huidige verlofsaldi meenemen
Voor elk verlofbeleid dat je hebt ingesteld, kun je een kolom met het saldo meesturen. In de stap Kolommen koppelen heten die velden bijvoorbeeld "Vakantiedagen actueel saldo". In de template heet de kolom "\[naam beleid] Balance".

Vul in hoeveel dagen de collega **vandaag nog over heeft**. Dus niet het recht voor het hele jaar, maar wat er nu nog staat. Dat getal wordt het startsaldo in Heartsome. Halve dagen mogen: 12,5 of 12.5 werken allebei.

Zo pak je het aan:
1. Stel eerst je verlofbeleid in. Zie [Verlofbeleid instellen](https://help.heartsome.co/nl/article/verlofbeleid-instellen-7kmc46/). Een saldokolom verschijnt pas als het beleid bestaat.
2. Zet bij dat beleid Automatisch toewijzen aan nieuwe medewerkers aan, zodat het meteen aan iedereen uit de import gekoppeld wordt.
3. Download daarna pas de template, zodat de saldokolommen erin staan.

|| Let op: laat je de saldokolom leeg, dan krijgt de collega het saldo dat het beleid zelf opbouwt. Wil je achteraf een saldo corrigeren, gebruik dan Saldo aanpassen. Dat lees je in [Verlof van een medewerker beheren](https://help.heartsome.co/nl/article/verlof-van-een-medewerker-beheren-328rwt/).

#### Stap 1: Uploaden
Sleep je bestand naar het vak, of klik op Bestanden bladeren. Heartsome leest het bestand in en laat zien hoeveel rijen het heeft gevonden.

#### Stap 2: Kolommen koppelen
Je ziet nu elke kolom uit je bestand met daarnaast het veld in Heartsome waaraan die gekoppeld is. Heartsome koppelt zoveel mogelijk zelf. Controleer het toch even:
1. Kijk bij elke kolom in de lijst Koppelen aan veld of het juiste veld gekozen is. Verplichte velden hebben een sterretje (*).
2. Kies Kolom overslaan voor kolommen die je niet wilt importeren.
3. Bekijk de Voorvertoning. Daar zie je de waarde uit de eerste rij, zoals Heartsome die gaat opslaan.
4. Bij velden met vaste waarden (zoals Type dienstverband) zie je welke waarden zijn toegestaan. Staan er waarden in je bestand die Heartsome niet herkent, dan zie je die in een oranje melding. Pas ze aan in je bestand, of ga gewoon door: alleen die rijen worden dan afgekeurd.
5. Klik op Gegevens valideren.

#### Stap 3: Valideren
Heartsome controleert elke rij. Dat duurt meestal een paar seconden. Daarna zie je:
* Bovenaan hoeveel rijen geldig zijn.
* Een blok Wat je nog moet aanpassen, met per kolom wat er mis is, hoeveel rijen het raakt en welke waarden in je bestand staan.
* Per rij een status: Geldig (groen), Ongeldig (rood, met de reden eronder) of Bestaat al (oranje).

Alle geldige rijen zijn al aangevinkt. Vink rijen uit die je (nog) niet wilt importeren. Rijen met een fout kun je niet aanvinken: die worden overgeslagen.

Klik op \[aantal] medewerkers importeren.

#### Stap 4 en 5: Importeren en afronden
Heartsome maakt de collega's aan. Je ziet de voortgang in procenten. Daarna zie je de lijst Geïmporteerde medewerkers.
Iedereen uit de import heeft de status Nog niet uitgenodigd. Er gaat dus nog geen e-mail de deur uit. Zo kun je eerst rustig alles controleren. Ben je klaar, dan heb je twee mogelijkheden:
* Klik op Uitnodigingen versturen naar iedereen om alle geïmporteerde collega's in één keer uit te nodigen.
* Of nodig mensen later één voor één uit. Zie [Uitnodigen, opschorten en verwijderen](https://help.heartsome.co/nl/article/uitnodigen-opschorten-en-verwijderen-1gl64f9/).

#### Veelvoorkomende fouten
**"Koppel alle verplichte velden"**: een van de vier verplichte velden is aan geen enkele kolom gekoppeld. Kies het veld alsnog in stap 2.
**"Elk veld kan slechts één keer worden gekoppeld"**: twee kolommen wijzen naar hetzelfde veld. Zet een van de twee op Kolom overslaan.
**"Dubbel e-mailadres in importbestand"**: hetzelfde werk-e-mailadres staat in meer dan één rij. Iedere collega heeft een eigen adres nodig.
**Bestaat al**: er staat al een collega met dit e-mailadres in Heartsome. Die rij wordt overgeslagen, er verandert niets aan de bestaande collega.
**"Niet herkend, deze waarde wordt afgekeurd"**: een veld met vaste waarden bevat iets wat Heartsome niet kent. Gebruik een van de toegestane waarden. Nederlands en Engels mogen allebei. Bijvoorbeeld bij Type dienstverband: Vast contract, Tijdelijk contract, Zzp'er, Flexwerker, Freelancer, Stagiair of Vrijwilliger.
**Datum klopt niet**: gebruik een echte datumcel in Excel, of schrijf de datum als 2026-01-15. Een datum als 01/02/2026 kan als 2 januari gelezen worden. De Einddatum contract mag niet vóór de Startdatum contract liggen.
**Bankrekeningnummer ongeldig**: Heartsome controleert of het IBAN klopt. Een typfout of een ontbrekend cijfer geeft een foutmelding.
**"Het bestand bevat geen gegevensrijen"**: er staat niets onder de kolomkoppen. Controleer of je het juiste tabblad hebt opgeslagen.

| Tip: een paar rijen afgekeurd? Verbeter ze in je bestand en upload hetzelfde bestand opnieuw. Collega's die al geïmporteerd zijn, krijgen de status 'Bestaat al' en worden overgeslagen. Zo importeer je alleen de rijen die nog ontbraken.

#### Goed om te weten
* **Manager:** gebruik bij voorkeur de kolom E-mail manager. Die werkt ook als de manager in hetzelfde bestand staat. De kolom Naam manager werkt alleen voor managers die al in Heartsome staan. Vindt Heartsome de manager niet, dan blijft Rapporteert aan leeg. Vul het later in via [Team, manager en werkplek instellen](https://help.heartsome.co/nl/article/team-manager-en-werkplek-instellen-1kzg0b4/).
* **Teams:** zet meerdere teams in één cel, gescheiden door komma's ("Sales, Marketing"). Bestaat een team nog niet, dan maakt Heartsome het aan. Let dus op de spelling, anders krijg je "Marketing" en "Marketng" naast elkaar.
* **Geen startdatum?** Dan krijgt het contract de datum van vandaag als startdatum. Vul de echte startdatum in als je die weet: die telt mee voor bijvoorbeeld werkjubilea en verlof.
* **Geen salarisvaluta?** Dan wordt het EUR.
* **Geen taal?** Dan krijgt de collega dezelfde taal als jij.
* **Even weg geweest?** Heartsome onthoudt waar je was. Open je Importeren via spreadsheet opnieuw, dan ga je verder bij de stap waar je gebleven was.
* Elke import maakt een eerste contract per collega aan. Hoe je contracten later wijzigt, lees je in [Contracten vastleggen en wijzigen](https://help.heartsome.co/nl/article/contracten-vastleggen-en-wijzigen-1kd0e20/).
* **Geen onboarding:** geïmporteerde collega's krijgen geen onboarding-checklist. Wil je er toch een, voeg de collega dan toe met Eén collega toevoegen.

#### Wie mag dit?
Alleen HR-beheerders en de accounteigenaar kunnen collega's importeren.